中小企業経営のための情報発信ブログ172：効率的なタスク管理

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今は、将来に対する不安が多く、自分のことは自分で管理しなければならない時代です。「効率的なタスク管理」が求められますが、そのために「ひと手間」加えることが大切です。

「＋２」ではなく「＋１」でいい、毎日やらなくても週１回でもいい、無理をするのではなく「ちょっと」やってみることです。こうした「ちょっと」の積み重ねが成長につながり人生を豊かにします。

１．３ム（無理・ムラ・無駄）

　現場や職場で使われる言葉に、３ムあるいは３Mと言われるものがあります。これは、ムリ・ムラ・ムダの頭文字をとったものです。３MというとMan Machine ,Matelialsの頭文字をとった３M（生産の３要素）もあるので、ここでは３ムとします。

ムリとは、目的が手段より大きい状態で、疲れやけがの原因になったり不良や設備の故障につながる動作や作業のことです。仕事の配分に問題がありキャパシティー以上に負荷がかかっている状態です。

ムダとは目的が手段より小さい状態で、製品を製造するときに付加価値を生まない動作や作業のことです。仕事の進め方に問題があり、なにも生み出さない時間が発生している状態です。

ムラとは、ムリとムダが混在している状態のことです。仕事の区分に問題があり、稼働率や人が部署によって極端に偏っている状態です。

　１日の中で、ある時間帯は作業量が多く忙しくなったり、ある時間帯はヒマで手待ちが増えるということが起こります。これは１日の中で、ムリな時間帯やムダな時間帯があり、ムラがあるということです。

　この３ムがあることで、品質にムラが出たり、現場や職場の生産性が下がってしまいます。この３ムを改善することが重要になります。

２．ToDoリストの見直しを行う

　「ムリ・ムラ・ムダ」を排除するために、ToDoリストの見直しを行うという行動が有効であることは言うまでもありません。

　ToDoリストを見直す理由の１つは、「やめる業務を決める」ことです。

　ToDoリストは「やるべきこと」を列挙したものですが、よく見ると、その中に「やらなくてもいいこと」が混ざっていることがあります。

　ToDoリストを見て、「もしやめたらどのような影響が出るか？」を考えてみることです。やめるというのは勇気がいることですが、やめてみれば、そのタスクの意義や意味が分かるはずです。あえてやめてみることで、そのタスクの意義や意味を再認識し、無駄なタスクでないということが分かれば、やる気をもって取り組めますし、逆に意味や意義がなければ、スパッとやめることができます。

　もう１つの理由は、「本当にやらなければならないことが入っているかを確認する」ことです。本来、ToDoリストは「やらなければならないこと」を列挙したものですが、その「やらなければならないこと」が漏れていることもあります。将来のために重要なことや長期にわたり取り組むべきことが抜け落ちている場合があるのです。それは、重要なのに緊急性が高くないと認識され「すぐにやろう」と意識されないからです。

　ToDoリストから「やめる業務」を削除し、「緊急性は低いが重要な業務」を加えて、優先順位をつけることです。そして、優先順位に従って業務を進めていけば、「ムリ・ムラ。ムダ」を排除することができます。

３．ToDoベースでの仕事管理を改め、「面」としてスケジューリングする

　多くの仕事を効率よく処理し生産性を上げるためには、ToDoリストを作ることは有効です。しかし、そこにはデメリットもあります。

　ToDoリストは「やるべきこと」を羅列したメモに過ぎず、優先順位がつけられていないということです。

　先ほども書きましたが、優先順位をつけることが重要なのです。

　やるべきことの処理順位をどう組み立てていくか、しっかりと考えることが必要不可欠です。

　ToDoリストに列挙されている仕事を分類する基準が重要になるのです。重要性や緊急性などによって基準を決めることになると思いますが、それは会社により仕事内容によって違ってきます。自分なりに考えて基準を作らなければなりません。

　また、関連性も大切です。関連性がある仕事であれば、仮に緊急度や重要性がそれほど高くなくても一緒に処理したほうが効率的だからです。

　このように、やるべきことの優先順位や関連性を考えて「面としてスケジューリングする」ことによって、仕事の進め方が効率よくなります。