同じミスを繰り返さない方法は？１度で改善出来る人がやっていること

こんにちは、あやぱんです。

今回は仕事や家庭でも役立つ、同じミスを繰り返さない方法を解説します！

私自身、以前は夫から何度も同じミスを繰り返してしまい、その度に怒られていました。

家事を決めたやり方でやっていなかったり、やり忘れていたり、認識がそもそも間違っていたり。

同じミスを繰り返すことは、自己肯定感を下げてしまうことにもつながります。

しかしミスを繰り返さない具体的な対処法を実践するようになってからは、ミスをする回数が減り、自分で気付くことが増えたんです。

今回の記事は次のような人におすすめ！

・同じミスを繰り返してしまう人

・なぜミスをしてしまうのか分からない人

・ミスしないように対策したい人

まず、最初にお伝えしたいことは、「気を付ける」「意識を変える」ということは、全く意味がないということです。

次は間違えないぞ！もう大丈夫！

と思って自分の意識に頼っていても、時間が経てば忘れてしまうため、同じことを繰り返してしまいます。

この記事を読んでコツをおさえていただければ、無理なく同じミスを繰り返さない仕組みが身に付くようになります。

原因を特定する

ミスをしてしまったら、まずは原因を特定することから始めます。

ミスが起きた原因を特定しないと、また繰り返してしまう可能性が高いです。

反省することも必要ですが、「自分を責める作業」よりも結果に繋がる「検証」を行うべきです。

ミスした原因が思い当たらない。

そんな時は「意識」か「状況」の２つの方向から考えてみましょう。

「意識」に関しては、

・知識が不足している（そもそも仕事やタスクの内容を知らない）

・慣れた作業で油断している（手抜きや手順を飛ばしている）

・考えないで体だけで動いている（他のことに意識が向いている）

・注意力が足りない（漫然と作業している）

・空気が読めない（暗黙の了解や共通認識が分からない）

・コミュニケーション不足（言い間違い、聞き間違い）

・不安に支配されている（失敗に対する恐怖、ストレスで萎縮している）

「状況」に関しては、

・本来在るべき状態になっていないこと（片付けられていない）

・天候や温度の管理などが影響した（環境によって起きた）

・突発的なアクシデント（本来起こり得ない事態）

といった「外部要因」が考えられます。

ミスが起きた事実・結果から、何が影響しているか幅広く考えていきましょう。

ミスの記録を取る

ミスを繰り返さないために、当時の記録を取っておきましょう。

例えば、頼まれていた書類の押印を忘れて提出してしまった場合。

「次回から気を付けてチェックする」では、具体的な対策とは言えません。

「記入例と照らしてチェックする」「自分でチェックした後に家族にもチェックしてもらう」「提出物は手渡す前に再度開いてチェックする」など、「どのようにチェックすれば、再発を防ぐことができるのか」というところまで、具体的に落とし込みましょう。

マニュアルを作る

ミスした作業は記録するだけでなく、次回に向けてマニュアル化してみましょう。

マニュアル化というと説明書のような立派なものを作ろうと身構えてしまいがちですが、「作業をした手順を記録しておく」だけでも十分です。

自分がミスした部分を併せて書いておけばミスの傾向を自覚できますし、前回の手順が分かれば二度目はスピードアップできます。

ネクストアクションプランを報告する

原因を特定し、記録して具体的改善策を決めてマニュアル化出来ました。

ネクストアクションプランを決めたのでこれで改善に向けて行動すれば安心です。

ですが、実践する前にそのミスに関わった人に内容を確認しましょう。

ミスが起きた時は、対処を1人で完結するのは危険です。

そもそも原因の特定が間違ってたり、改善策が場当たり的なものになっていることもあります。

やり方を大幅に変更したり、位置を変えたり、誰にも伝えずに実行してしまうと他の人が混乱してしまうことも考えられます。

改善策を検証する

具体的改善策を実行したら、期日を決めて検証することが重要です。本当にミスがなくなっているか。さらに良い方法はないか。

やりっぱなしになってしまわないように、予め検証する日を決めておいて、ミスをしたことで迷惑をかけた人に検証結果を報告すると、相手も安心してあなたに作業を任せたいと考えるでしょう。

メモを取るクセを付ける

そもそも、タスクがあることを忘れてしまわないように、メモを取ることが効果的です。

仕事で指示を受けるとき、電話の応対をしたとき、その場で夫婦で決めたことなどメモを取るクセを付けましょう。

メモをなくす、メモしたことを忘れないようにまとめる場所を一つに集約させたり、アプリ・アラーム機能を活用することもおすすめです。

期限のゴール設定を明確にする

そのタスクがどうなれば完了なのか、ゴールを誤って理解していたことによるミスへの対策です。

タスクが発生したときに「期限」のゴール設定を明確にすることが大切です。

例えば、誰かからタスクを依頼されたときに、締切があいまいなまま引き受けることはありませんか？例えば、

出欠の返信、なるべく早めにお願いね。

こんなふうに友人から言われたとします。こちらが「そんなに急ぎではないだろう」と思っていて、翌日に返信したとします。その結果は、

なるべく早くって言ったら、

その日のうちに返信するのが普通でしょ？！

このように依頼者は違うことを考えているかも知れません。

期日を告げられない場合はこちらから確認する、「なるべく早く」など曖昧な期限を提示された場合には「●月●日で大丈夫？」とこちらから提案するなど、依頼者と具体的な期限を合意しておきましょう。

どんな小さなタスクも期限を設定することを癖づけておくと優先順位をつけて行動しやすいです。

また、自分が無理だと思ったら引き受けないようにするか、期限を延ばしてもらいましょう。

仕上がりの状態のゴール設定を明確にする

例えば夫から「来週の月曜日までに、子供の保育園の支度の内容をまとめて共有出来るようにしてほしい」と言われた場合に、どのようにまとめれば良いのでしょうか。

紙に書いてまとめれば良いのか。LINEで送るのか。朝の準備やお迎えの時の注意点もまとめた方がいいか。相手の目的によって、どのようなアウトプットでまとめれば良いのかも自ずと変わってきます。

実際に作業を始めてみないと、アウトプットのイメージをつかめないこともあるかも知れません。そのようなときは「着手した直後」と「期限の半分まで進めたとき」の2回、依頼者と状況を共有しましょう。

まず、いったん着手した後、本格的に作業を進める前に自分なりに考えたアウトプットのイメージを依頼者に共有します。もし依頼者のイメージと違っていても、作業の当初で気がつくことができれば軌道修正しやすくなります。

次に、期限の半分まで作業を進めて、もう一度依頼者に共有します。この段階になれば、お互いにゴールのイメージをつかみやすくなっているはずなので、最終アウトプットについての具体的な議論ができるでしょう。

常に試行錯誤を繰り返す

人間は「現状維持バイアス」という考え方に縛られています。

変化することを無意識に避けてしまうのです。なので、１度決めたミスの対策もそれっきりになってしまうことがあります。

常に状況は変化していくものだし、もっと良い結果を生み出す方法もあるかもしれないという視点で日頃作業に向き合うことで新たな発見があるかもしれません。

全く別の分野の作業がヒントになったり、自分のミス対策の「引き出し」が増えていくことで、難しい作業にも挑戦できるようになります。

日頃のミスの原因によって、改善へのアプローチが変わってきます。

自分のタイプを見極めてみてください。あなたにはどの傾向が強く見られますか？

タイプによって、ミスが起こりやすい状態になってしまっているかもしれません。

ケアレスミスが多いタイプ

「データの入力ミスですべて書き直しになった」

「印刷する資料を間違えた」

……などのケアレスミスが多いと感じている人。このタイプの人におすすめの対策は、

・ミスが起きている時間帯や場所を確認する。

・睡眠時間や休憩時間を増やす。

・連続して作業をし続けない。

・タスクを細分化してチェックする。

集中力は午後～夜へと時間が経つにつれて低下する傾向があるので、朝～午前中に集中力が必要な作業を終わらせるように時間帯を変えてみるのもおすすめです。

また、ToDoリストを書いておくと、作業が終わるたびに「次は何をしよう」と考える必要がなく、集中力をリセットさせずに次の作業に取りかかることができます。

作業の抜けミスが多いな感じている場合は、タスクを細分化してリスト化してみましょう。

たとえば「ゴミ捨て」ではタスクが大きすぎるので、「ダンボールをまとめる」「ゴミ袋をセットする」などと細かく書きましょう。

テンパるとミスが増えるタイプ

「締め切り直前になるとミスが増える」

「一気に仕事を頼まれると失敗してしまう」

……などテンパる状態でミスしやすい人。このタイプの人におすすめの対策は、

・締め切りに余裕を持って取り掛かる。

・優先順位をつける。

・一度に複数のことをやらない。

・メモをとって、復唱する。

・途中で進捗報告をする。

焦ってしまうと、少ない作業量でもミスを起こしやすくなってしまうタイプです。

頭の中がごちゃごちゃしてしまうと、目の前の作業に集中出来なくなるので、優先順位をつけて一つずつ処理するやり方がおすすめです。

周りの人に言われたことを忘れてしまったり、誤って記憶してしまったりすることがある場合は、話を聞いた瞬間……それも3秒以内に正しくメモする習慣をつけましょう。

メモを書くと集中力が高まるので、聞き間違える可能性が減ります。

また、聞き間違えや認識の違いで、誤ったゴールに辿り着かないように途中でこまめに相手に確認をすると良いでしょう。

最近ミスを連発するようになったタイプ

「短期間にミスを連発している」

「以前はこんな失敗しなかったのに、最近は失敗続きだ」

……など最近になってミスが多くなってしまった人。このタイプの人におすすめの対策は、

・ストレスを解消する。

・自分の心のモヤモヤを誰かに聞いてもらう。

・散歩や軽い運動をする。

・自然に触れる。

心と身体が急激に疲れてしまっているかもしれません。

睡眠不足、慢性的なストレス、過度な仕事量、運動不足など、思い当たる点はありませんか？

慢性的なストレスや過度な仕事量に悩まされているなら、ストレス解消が先決。

公園に行って自然に触れたり、汗をかかない程度の軽めの運動をしてリラックスしてみると良いでしょう。

さいごに

どんなに注意していても、誰しもミスはしてしまうもの。

大切なのは「発生したミスを再び起こさないために、何ができるか」の仕組みを考えることです。

ミスをしてしまった後の対策、日頃の対策、自分のタイプに合った対策がされていれば、あなたは同じミスをもう繰り返しません。

そしてミス自体も減り、どんどん生活が楽になっていくはずです。

怒られたらどうしようと怖がることもなくなり、自信がついて新しいことにチャレンジしやすくなると思います。ぜひ実践してみて下さいね。