文書検索とオフィス生産性

・オフィス業務における文書関連作業

オフィスワーカーは、どのくらいの時間を文書等につかっているでしょうか？

例えばIDCの調査によると

[Bridging the Information Worker Productivity Gap: New Challenges and Opportunities for IT]

週の業務を分析すると

　文書作成　 　　　　   １０時間

　情報検索　　　　　　    ７時間

　レビュー　　　 　　　　 ６時間

　文書検索　　　　　　     ５時間

　フォームデータの統合分析 4.5時間

　ファイリング　　　　　　 4時間

　文書承認　　　　　　    3.5時間

　文書編集等の管理　　     3時間

　文書承認の管理　　　    ３時間

に使っているそうです。

（元が英語なので、ニュアンスが微妙に違うかもしれませんが）

　*なお、このアンケートをしたときに、複数回答ありにしているため、合計すると１週間の労働時間を超えますから、あくまで傾向や割合と考えたほうがよさそうです。（本文にも注意書きがあります）

また、同じくIDCの調査レポートで

「分断されたドキュメントプロセス（日本版）」

では、ドキュメント（文書情報）が複数のシステムに分散されているために、その統合に多くのコストやリスクが存在し、それを解決することで

　売り上げ増加　 24％

　コスト削減　　　32%

   リスク低減　　　27%

が可能であると、日本の企業の幹部マネージャは考えているそうです。

いずれにしても文書にまつわる作業の効率化がオフィス生産性に大きく影響することは確かでしょう。

・文書検索

文書の作成に時間がかかるのはある程度やむおえないとしても、検索に時間がかかるのは無駄と感じる人は多いのではないでしょうか？

文書を探すという行為は、検索する人が対象の文書をどのように認識しているかによって手がかりや方法が変わってきます。

　・xxxフォルダにあったはず

　・xxxに関するWordの文書

　・３日前にxxxに送った文書

　・xxx契約書のひな型

　・xxx業務のxxx年度の報告書

　・xxxさんからチャットで先週共有された文書

実はファイル名以外を手掛かりに文書を探すケースも多いのではないでしょうか。

　以前は自分の記憶を頼るか、人に頼るか、保存ルールをしっかりすることで検索を行っていましたが、情報爆発の現代ではそれだけでは文書を見つけられなくなってきています。

　近年はメールだけではなく、チャットやＷｅｂ会議など、コミュニケーション全体がオンライン化してきたことにより、様々なシステム的な手がかりをもとに文書が探せるようになってきました。（チャットの検索など）

　逆に言えば、”文書を探しやすいシステム”の整備が、これからのオフィス生産性に大きな意味を持つことになるでしょう。