直感的に使えるシステムの例２（無料で差し上げます）

Accessでシステムを作成する場合でも、データベース機能を持たせず

単にデータ入力→印刷という流れはよくあります。

Accessはフォーム機能がとても優れているため、入力目的でシステム化するだけで非常に効率的になるので一例を紹介します。

情報のやりとりはメールやクラウドが主流だと思いますが、まだまだFAXを利用することも多いと思います。

医療機関では個人情報を扱う電子カルテや医事データをネットワークで共有しているため、オンラインは別系統になっています。

そのため使用している端末では、メールの利用ができないので日常的にFAXを使用しています。

FAXを送信する場合、FAX送信用紙、いわゆる頭書をコピーしておき宛名を手書きして、かんたんな用件を書き込んで本文と一緒に送るという作業になると思います。

もしくはWordやExcelに定型を作成して、必要な個所だけ入力して印刷する場合もあるでしょう。

このような場合でも、Accessが利用できます。

Accessを使用するメリットを挙げてみます

※　宛先はマスタ登録して選択入力するため「誤字・脱字」が発生しません。

※　決まったデータは宛先を選択した際に併せて入力できます。

　　「〇〇株式会社」を選択したら自動的に「営業部」「藤本様」まで入力さ

　　れるという具合です。

※　取引先によっては内容がほぼ同じ場合があります。その際は過去の情報を

　　今日の日付で、そのままコピーできます。

※　過去に送ったFAXの確認ができます。

※　送信元の氏名だけを変更すれば、部署内全員で使用することができ企業と　　　

　　して統一性のあるイメージが保てます。

ざっと思いつくだけでも多くのメリットがあることが分かると思います。

①　送信元の情報を登録します。

②　宛先に情報を登録します。

③　宛先を選んで本文を入力します。

④　FAXの頭書が簡単に完成します。

Accessが使える状況にあって、毎日のように頭書を書いてFAXを利用しているとすれば、このようなシステムを使わない理由は無いと思います。

同じように、システム化できるのに不便さを感じながら時間を費やす業務も多くあると思います。

Accessを使うことによって何がシステム化できるのかが少しずつ分かるようになってきます。

今回のFAX送信票をご希望の方は、メッセージから連絡していただければ無料で差し上げます。

これは私が実際に仕事で使用しているものです。

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私は事務系の医療従事者で、趣味を活かして色々なシステム作りに関わっています。

医療従事者向けの「医療従事者のためのAccess」というブログを書いているので、興味のある方は覗いてみてください。

自分でAccessのシステムを作ってみたいという方、完成まで責任をもってお手伝いしますので遠慮なくご連絡ください。

Excelでの作業に煩雑さを感じたらAccessを検討してみませんか？

小規模システムの作成もご相談ください。