その資料の目的はなんですか？
記事ビジネス・マーケティング
上司に資料を頼まれたり、得意先向けに資料を作ったりとビジネスマンはいろんな場面で資料を作成することがあると思います。
忙しい中で取り掛かっているため、何のために資料を作っているか分からなくなることはないでしょうか？
なんとなく集めたデータをまとめてみたり、メリットばかりを載せたパワーポイント資料を作り、結果何も変わらなかった、時間の無駄だったなんてことも・・
これって誰しもが経験したことがあると思います。実は私自身何度も経験があります。見た目だけは整った資料を作ったものの、自己満足で終わってしまい落ち込んだものです。
ではなぜそういったことが起きるのでしょうか？？
それは、「目的」が明確になっていないためです。何を実現させるためにその資料を作っているのか、それが分かればおのずと伝えたいメッセージが浮かんできます。
その上でそのメッセージを想起させるための、情報を集め整理し、最終的な資料を作っていくわけです。
目的が完全に一致し、明確にすることでかなりの時間短縮に繋がりますし、成功確率もグンと上がってきます。
目的なく資料を作ることなんてないと言う方もいるかと思います、しかしながら一般的な会社では目的が不明な会議が多くあり、そのために準備をすることが少なくありません。
違和感を覚えたときに一度振り返ってみてはいかがでしょうか。
【目的を明確化する方法】
自分から作る場合：自分で作る場合の答えは自分の中にあります。今からやる作業は何を実現させるためのものなのか、資料作成後にどうなっていたいのか、もし言葉が出てこない場合はその場面を想像し、なぜ自分は喜んでいるのか、なぜうまくいったのかとなぜを深堀していくと言葉としてでてきます。
頼まれた場合：依頼者にその資料は何のために作るのか、Goalは何かを確認します。自分でいくら考えても真の答えはでてきません。もし、直接聞きにくい場合はさらに上長、もしくは同僚、他部署の方でも問題ありません。「私はこの資料で何を達成させればよろしいですか？」と自分事として質問してみると聞きやすいかもしれません。
【まとめ：資料の作り方】
①目的を明確にする：誰に、何をしてほしいのか？
②自分が使えたいことを具体化する：伝えたいメッセージは何か？
③裏付けとなるデータ、情報を明確化し収集する：やみくもに集め時間を浪費するのを防ぐ
④集めた情報を最適な形式に整える：相手にとって分かりやすい形にする
⑤実際に活用し反応を検証する
参考になれば幸いです。
