さっと覚えて効率化!Excelでできることって何?使い方・スキル習得方法を伝授!

家庭や仕事など、幅広いシーンで目にするExcel(エクセル)。単なる表計算ソフトと思っている方も多いようですが、実はたくさんの機能を備えており、駆使すればいろいろな作業が効率化されるんです。本記事では、そんなExcelでできることや活用法、Excelスキルの習得方法までご紹介しています!

Excelを活用するとどんな効果が?

Excel(エクセル)はマイクロソフト社が提供するOfficeソフトの一つ。
ビジネスユースを中心に、学校や家庭など幅広いシーンで利用されています。
Excelは表計算ソフトと呼ばれることが多いですが、実はその他にもたくさんの機能があります。
ではあらゆる機能を活用したとき、どのような効果が得られるのでしょう?

作業効率が向上する

主たる目的が表計算のExcel。
複雑な計算も正確かつ一瞬で行うことができます。
またあらゆる情報を1枚のシートに集約でき、情報管理の面においても効果的です。

これらに加えて、関数Excel VBAといった機能を組み合わせることで、さらなる作業効率の向上が見込めます。
関数やExcel VBAの詳細は後述していますので、ぜひ最後までご覧ください。

大量のデータが可視化できる

なんらかのデータを可視化分析したいとき、Excelは必須とも言えます。
Excel上には大量のデータを集約することができ、かつ棒グラフや円グラフをはじめ、幅広いグラフ作成が可能です。
ご自身で好きなグラフを選択することもできますし、Excelがデータの性質に応じたおすすめのグラフを提案してくれたりもします。
大量のデータを可視化することで、仕事や普段の生活において、いろいろな発見ができるかもしれませんね。

Excelを駆使してできることとは?

ロゴ 目的 アイディア

Excelと一口に言っても、表計算だけが役割ではありません。
ご利用する人の目的や使い方に応じて、たくさんの役割を担ってくれます。
ここでは代表的なものをご紹介します。

スケジュール管理

Excelは、スケジュール管理にも利用することができます。
好きなだけ予定の内容を書けますし、お好みのレイアウトにすることもできます。
シート上で自動的に曜日も表示してくれるのも嬉しいポイント。
予定が終わったら、合わせて日記を書くのも良いかもしれません。

家計簿

Excelで家計簿をつけると、長期保存できたり、自分にあった家計分析をすることができます。
また、計算ミスなくすことができるので、正確な家計簿を作ることが可能。
レシートを写真データとして貼りつけることができるので、家計簿の管理が一気に楽になりそうですよね。
Excelを用いた家計簿作成については、以下の記事もご参照ください。

エクセル家計簿の作り方【テンプレートあり】自作に必要な基礎知識

地図作成

案内図や位置図を作成しようとしたとき、本格的な地図デザインのためのアプリや専門ツールを利用しようとするかもしれません。
でも実は、Excelで地図を作成することもできるのです。
写真データの貼り付けや、図の作成を駆使することで簡単にできるのがポイント。
Excelを用いた地図作成の詳細は、以下の記事をご参照ください。

地図 デザイン エクセル

タスク管理

日々のやるべきことややりたいこと(=タスク)、みなさんはどのように管理していますか?
1日が終わったとき、「これやろうとしてたけど忘れてた!」という経験もあるはず。
このようなお悩みを解決する手段が、タスク管理です。

Excelにタスクを入力しておけば、タスク量を可視化できますし、関数を用いれば進捗率をパーセンテージで表すことも可能。
進んでいないタスクも丸わかりになります。
しっかりタスク管理をすることで、1日1日を効率的により良く過ごせるはず。

【ビジネス向け】発注書作成

会社間で商品や制作物の発注を行うときは、Excelが何かと安心です。
例えば、同じデータを保管することができるので認識の齟齬を防げますし、パスワードをかけられるのでセキュリティ的にも安心です。
これまで書類やFAXで発注していた方は、ぜひExcelを利用してみましょう。

【ビジネス向け】在庫管理

これらも書類で管理していることがあるようですが、先ほどお伝えしたように、Excelなら正確性セキュリティの観点からもおすすめです。

まだまだ使い方はたくさん!

上に挙げたのはあくまで一例。
様々な用途に対応できるのが、Excelという存在です。

これまでざっくりとでも、「効率的にならないかな」「もっと簡単に〇〇したい」と思ったことはありませんか?
もしかしたら、それらはExcelで解決できるかもしれません。

また、Excelの力が及ばないと思っているものも、実は関数やExcel VBAを駆使すれば解決の糸口が見えるかも。
もし身の回りに何か課題点があるならば、Excelに精通したアドバイザーに相談してみましょう。
あなたの要望をしっかりヒアリングした上で、Excelで解決できるかどうか判断してくれます。

Excelのあれこれから!あなたをお助けします Excelで悩んでいるあなたへ!

Excelスキルを速く習得する方法とは?

Excelは単純に見えて、実は奥が深いツールです。
完璧に使いこなすとなると、それはおそらく専門性の域になるレベルでしょう。

すなわちExcelは、文章を見るだけの座学では上達できません。
実際に手を動かし、使ってみることが大切。
ここではエクセルスキルを習得するためのステップや、よく使う関数などをご紹介します。
自分で使ってみて、そして分からないことがある時には、早めにアドバイザーに相談し、ボトルネックを解消しましょう。

【STEP1】実際にExcelを使ってみよう!

Excelのシートは何枚使っても、一切お金がかかることはありません。
何度も試行錯誤しながら、感覚を掴むことが重要です。
まずは簡単な家計簿などのデータからはじめて、いろんなデータをエクセル上で動かしてみましょう。
思い通りにいかないことは多々ありますが、思い通りに操作できたときはきっと嬉しい感情が溢れるはず。

【STEP2】関数とVBAに挑戦してみよう

少し慣れたなと思ったら、以下の2つのツールを使ってみましょう。
これらはExcel特有のツール、慣れることで、作業効率がかなりアップします。

関数

あらゆるデータを自由自在に操るのが、Excelの関数機能です。
最新のExcel2019では、488種の関数が存在します。
ここでは、代表的な10種類の関数をご紹介します。

代表的な関数
  • SUM:数値を合計する
  • EDATE:数カ月前や数カ月後の日付を求める
  • NETWORKDAYS.INTL:指定した休日を除外して期間内の日数を求める
  • COUNTIF:条件に一致するデータの個数を求める
  • CONCATENATE:文字列を連結する
  • VLOOKUP:範囲を縦方向に検索する
  • UNIQUE:重複するデータをまとめる
  • WEBSERVICE:Webサービスを利用してデータをダウンロードする
  • HYPERLINK:ハイパーリンクを作成する
  • PMT:ローンの返済額や積立貯蓄の払込額を求める

Excel VBA

Excel VBAは、マイクロソフト社が開発したプログラミング言語。
Excelをはじめとして、いくつかのOffice製品でも利用することができます。
主に自動化を目的としたプログラミングであり、反復的な行動パターンを全てシステムが代わりに行ってくれます。
例えば、Excel VBAを用いるとこのようなことができます。

得意なこと
  • Gmailを送信する
  • 請求書を作成する
  • グラフを作成する
  • ウェブサイトをスクレイピングする

一方で、次のような操作は苦手としています。

苦手なこと
  • 数百万件といった膨大なデータ処理
  • セルの塗りつぶしや文字サイズの調整といった細かい作業

Excel VBAは適材適所に上手く使いこなすことで、より良い効果をもたらしますよ。

【STEP3】プロに聞いてみよう!

物事の上達には、試行錯誤することが非常に重要です。
一方で、分からないことを放置すること、もしくは解決策を永遠と一人で悩むことは効率的ではありません。
何事も“壁”はつきものですが、それを乗り越えるサポートをしてくれるのがアドバイザーの存在。
立ち止まってしまったら、早めに相談してみましょう。

Excelに精通したプロをご紹介!

Excelのことで困ったとき、自分ではどうしても解決できない!となるとどうしようもなくなりますよね。
身近な家族や友人で詳しい人がいれば良いですが、なかなかそうもいきません。
ここではオンライン完結で、Excelのことを事細かに教えてくれるプロをご紹介します。

Excelのことを幅広く知りたい方におすすめ

MS Office全般、ピンポイントでお教えします Word、Excel、PowerPointのテクニックを伝授

関数のことを詳しく知りたい方におすすめ

初心者歓迎!エクセルの関数を御案内します エクセルの関数でお悩みの方!使える関数お教えします!

Excelの作業を自動化したい方におすすめ

エクセル作業のマクロによる自動化をサポートします ユーザ目線でシンプルでわかり易いマクロをご提供(コード開示)

Excelを使ってスクレイピングをしたい方におすすめ

Excel VBAでWEBスクレイピング出来ます 取得ボタンをクリックするだけ。(WEBクローラー)

Excelの作業をすべてお任せしたい方におすすめ

あらゆるエクセル/Excelの作業を代行します エクセルの作業が苦手なあなたに:マクロVBAにも対応します

まとめ

Excelのスキルというのは、いろいろなシーンで何かと役に立ちます。
そして一度スキルを習得してしまえば、それを失うことはありません。
最初だけ、少しの時間を勉強に費やせば、きっと投資した時間以上の効果が期待できるでしょう。

Excelスキルの習得、頑張ってください!

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