業務改善：テンプレートを作りまくれ
記事コラム
お疲れ様です。
今日の話題は、業務改善における「テンプレート」の活用です。
皆さんもお気づきかもしれませんが、
仕事をしている中で全く同じタスクを何度もこなすことがあります。
たとえば、新入社員の教育や在庫確認などです。
これらの繰り返し作業は、時に非常に面倒に感じられることでしょう。
私自身も、同じ作業の繰り返しは好きではありません。
そこで提案したいのが、
これらの繰り返し作業の負担を軽減するために少しの努力をすることです。
例を挙げてみましょう。
部下の教育を例に取ると、一般的には直接指導することが多いですが、
その代わりにノートや、可能であればiPadなどのデバイスを使って
ノートアプリに指導内容をまとめておきましょう。
そして、そのノートを部下に渡し、
「これを見て！わからないことがあったら教えて！」
と伝えるだけです。
簡単ですね！
これならば、特にデジタルノートの場合、
後で編集がしやすいため、最初の部下からのフィードバックを基に改善し、
次の部下にはより理解しやすいノートを提供できます。
在庫確認作業についても、同じくチェックシートを作成するなどして、
初期の準備によって後々の作業を楽にすることができます。
このように、少しの手間をかけて後の手間を省くことが重要です。
どう思いますか？
一度の準備で、その後の繰り返し作業から
生じる時間のロスを減らすことができます。
特に、繰り返しの回数が多いほど、
この「初めの準備」が大切になってきます。
ただし、注意点があります！
将来的にそのタスクを繰り返さない場合には、
効率化のための準備に時間をかけることは避けた方が良いということです。
実際、過去に私自身が何度もその罠にはまった経験があります。
一度だけの業務であれば、そのまま非効率な方法で進めるべきです！
この業務効率化は、繰り返し行われる作業に対して効果を発揮します。
もし、あなたが
日常生活、業務上、でテンプレート化に悩んでいるなら、
ぜひ私に相談してください。
私はこれまでの経験を活かし、
あなたの悩みに対するテンプレートを
提供できるかもしれません。
ご相談は無料！
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全力でサポートさせていただきます。
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