初めてでも安心！電子帳簿保存法のワンポイントレッスン

時代は変わり、紙の束はもはや過去のもの。

電子帳簿保存法の波に乗り遅れないために、今回は、電子帳簿保存法の概要から、最近の法改正のポイント、

コンパクトにまとめてみました

電子帳簿保存法とは？

「電子帳簿保存法」とは、企業が帳簿や関連書類を電子的に保存する際のルールを定めた日本の法律です。

この法律は、デジタル化が進む現代社会において、紙の帳簿よりも効率的な電子保存を推進し、税務調査の透明性を向上させる目的で制定されました。

最新改正のポイント

2023年の改正では、電子保存の要件が緩和され、特に中小企業がデジタル化を進めやすくなりました。

具体的な改正点としては、スキャンした文書の原本保持義務の撤廃や、保存に必要な内部規程の簡略化が挙げられます。

実務適用のステップ

実務への適用にはいくつかのステップがあります。

まず、電子保存を行うためには、適切な機器やシステムの選定が必須です。

市場には多数の会計ソフトやクラウドサービスが存在し、これらのツールは電子帳簿保存法に準拠した機能を提供しています。

選ぶべき会計ソフトウェアとは？

会計ソフトウェアの選択は重要です。

中小企業にとって使いやすさ、コスト、サポート体制が選定基準になります。

例えば、「弥生会計オンライン」や「freee会計」などは、直感的な操作性と充実したサポートで好評のようです。

コンプライアンスとセキュリティ

法律を遵守するだけでなく、企業情報を守るためのセキュリティも重要です。

選んだソフトウェアはデータ暗号化、アクセス管理といったセキュリティ機能を備えている必要があります。

法改正対応のヒント

法改正に伴い、適切な内部規程の整備が求められます。税理士や専門家に相談しながら、自社に合った規程作成に取り組むことが重要です。

よくある質問(FAQ)

ここでは、電子帳簿保存法に関するよくある質問に答えていきます。これがあなたの疑問解決の手助けになれば幸いです。

Q1: 「電子取引」とはどのような取引が該当しますか？

A1: 電子取引とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

取引情報とは、請求書や領収書、見積書、注文書、契約書などに通常記載される事項をいいます。

具体的には、例えば、「日付、取引先、金額等の情報」が該当します。

電子メールにPDF添付して授受を行ったものや、メール本文に同様の内容を記載したもの、インターネットで物品購入した場合の明細データなど様々な情報が該当します。

Q2: 小さな会社でも電子保存は義務ですか？

A2: 法人の規模に関わらず、電子保存法の適用を受けますが、準備に時間が必要な場合は税務署に相談することが可能です。

Q3:電子メールで請求書の受領や送付をしていますが、これらの取引情報をどのように保存すれば良いですか？

A3:電子メールに添付された請求書データ（PDF等）が取引情報に該当しますので、これを「真実性の要件」と「可視性の要件」を満たす形で保存しておく必要があります。

Q4:令和6年1月１日からスキャナ保存用件が緩和されると聞きました。 取り組む場合、解像度などスキャニングの条件は気にしなくていいのですか？

A4:いいえ。スキャナで読み取った解像度、階調及び大きさに関する情報の”保存”は不要になりますが、

スキャンデータにおいて4ポイントサイズの文字が再現できる条件のスキャニングの必要があります。

令和6年からはスキャナで読み取った解像度、階調及び大きさに関する情報の保存は不要になりますが、

あくまでスキャンデータが4ポイントサイズの文字が再現できている必要がありますので、

スキャンにて電子化される際には、現行通り、解像度は200dpi以上、RGB各色256階調以上の条件でのスキャニングが必要です。