経費立替システムの導入について

経理業務のペーパーレス化がこのところ急速進んでいます。

コロナ禍で営業は在宅勤務なのに、経理は伝票処理があるから感染リスクを覚悟で出社するなんて会社もまだまだ多いのではないでしょうか。

私も出社組でした。

当社でも約1年程前に少しでも伝票の数を減らそうと考えて導入に踏み切りました。

導入して3ヶ月ほどになります。導入前と導入後の違いを話したいと思います。

ちなみに導入したシステムはラクス社の楽々精算と楽々明細になります。

ＣＭでもやっているものです。

楽々精算は、個人の出張旅費等の経費立替精算と業者からの仕入れ請求書を支払データ、会計伝票にまでつなげるシステムになります。

楽々明細は、紙で発行していた請求書をインターネットで客先に配信するシステムになります。

今回は楽々精算についてお話します。

当社は、個人の立替支払が全て紙ベースで経理に来ておりました。また、業者からの仕入れ請求書も全て紙ベースで経理に来ておりました。

システム導入のメリットは、やはりワークフロー機能です。

今まで経理で仕分けしていた伝票類を、各営業や各仕入れ部署でＰＤＦ化してもらい、各部署の承認を受けて順次流れてきます。

つまり、伝票データの作成が全社に分散できたわけです。

今までは、紙で精算申請を書いて、上司の承認印をもらっていたことを考えると作業工数はだいぶ減りました。

ＣＭはうそではなかった。。

営業スタッフも、営業マネージャーも、それぞれ在宅でこの作業をできるようになったので、これもメリットです。

また、承認もワークフロー上で行われますので、履歴も残りますし、伝票の種類や金額によって承認者が設定できますので、承認者誤りで紙伝票を元部署に戻すようなことも無くなりました。

一番のメリットは、経理も在宅で伝票精査や承認ができるようになったことです！（各部署も同様ですね！）

システム導入とセットで考えると更にメリットになることもあります。

メリットというよりはマストかもしれませんね。

それは電子帳簿保存法の適用です。

これは、領収書や請求書の保管が電子データで行えるということです。

段ボール何箱にも保管する必要がありません。

経費立替の領収書や、仕入れ先からの請求書を電子帳簿保存法の要件にあうように署名等をします。そしてＰＤＦ化します。そして、申請データに添付するという流れです。

それと、税務署にも電子帳簿保存法の申請も必要になりますのでお忘れなく。

これはそんな大変な要件ではありませんので、是非、一緒に導入を検討することをお勧めします。

では、また。