業務効率を上げるため、IT活用と運用ルール

IT業界で働いていても、業務効率が悪い所は多く残っています。

良くある話、メールやチャットを送っても、まったく返事が無く、何度も別の方法で同じ依頼をする必要があることは、皆さんも経験があると思います。

例えば、MTGの後に、直ぐに議事録を送っても、相手は、まったく見ておらず、相手が見たい時になって、早く議事録を送ってくれ　と催促がくる。

そうなると、チャットでメンションを付けて送っても、何に意味もありません。

これは、ITの使い方では無く、意識の問題です。

ルールを設けて、浸透させる必要があるのです。

実は、ベテランに多いのですが、自分の都合で、自分中心で働いているも問題野郎が一定の割合で存在します。

そんな人には、諦めずに、ひたすら、送り続け、自分がチェックしないために、他の人が時間を無駄にしたことを伝えることが大事です。

その一方で、新卒など若手は言うことを聞きやすいです。

問題野郎の率が多い場合、若手を育てて、問題野郎を排除し、入れ替えるという手法も有効です。

苦労はしますが、力を掛けるべき相手も、選択と集中を意識しましょう。

問題野郎の役に立つ所を見定めて、そこだけやってもらえば良いのです。

また、IT活用における、ツール導入は、手段に過ぎません

結局、運用ルール、個別に勝手に使っては、自分しか分からない利用方法になってしまいます。

誰でも同じようにつかう利用方法を、誰でも分かるシンプルなルールで運用してこそ、意味があります。

IT導入を行う場合、必ずルールを決めてから導入しましょう。ルールを決めないと、逆効果になります。

標準化は、当たり前のことを決める所から始めましょう。

浸透させるということも、重要です。

コツは、必ず組織の長から権限を持って周知することです。底辺で動いても普及しないか、異なるルールが混在するので避けましょう。

このような相談にもお役に立つ経験・知識を提供できると思います。

私は、IT業界22年、ベンチャー企業から上場企業の部門長まで経験し、組織を作ってきました、同じような悩みを抱えるあなたの力になれると思います。

私のITよろず相談で、何か少しでもヒントになれたら嬉しいです。

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