業務効率化の種を見つけるコツ
記事IT・テクノロジー
すべては「めんどくさい」から始まる
以前、こちらのブログにて、「業務効率化は、プログラミングスキルとめんどくさいの掛け算で達成できる」とお伝えしました。
今回の記事では、この内容を深堀していきたいと思います。
実は、業務効率化において、その課題を解決できるスキルだけではなく、「適切に課題解決のタネを発見できる（めんどくさいに気付ける）」視点も同じくらい重要なものになってきます。
どういうことか、つきつめていきましょう。
あなたの周りの「めんどくさい」をリストアップしましょう。
まずは、あなたの周りのめんどくさい作業をリストアップしてみます。
・仕事、プライベート関係なく
・少しでもめんどくさいなぁ、と思った作業を
・3分で
挙げられるだけ書き出してみましょう！
※書き出す内容の横に、「1回のその作業でどのくらいの時間がかかっているか？」も書いておきましょう。
それでは、スタート！
……
はい、おつかれさまでした！
自分自身のめんどくさいを見つめなおすことで、「それらの作業をこなす度にどれくらいの時間が奪われているか」を客観視しやすく、振り返りやすくなると思います。
あなたはいくつの「めんどくさい」を発見できましたか？
さあ、あなたは何個の作業を書き出すことができましたか？
10個？20個？30個？
（30個出せると、6秒ごとに1個を思いついてるペースです。）
3~5個しか思いつかなかった人（1分ごとに1個ずつぐらい）は要注意です！
「やることが当たり前になってしまっている作業」
「私にしかできないからしかたがない作業」
だと、潜在的に思ってしまっており、効率化のタネが隠されてしまっているかもしれません。
また、それぞれの作業時間はどうでしたか？
1回で30分ほどかかる作業など、大きな塊は目につきやすかったかもしれませんが、5分未満の作業も書き出せたでしょうか？
大きな作業こそ印象に残りがちですが、実はこの5分程度の作業こそが業務効率化の可能性を秘めています。
無視されがちな5分の価値
皆さんは、「たった5分の価値」をどのように捉えていますか？
人によってその大きさの捉え方は異なると思いますが、「たった5分しかない」と、少ないものとして捉える人の方が多いと思います。
ただ、業務効率化においては「5分も立派な改善対象」です。
なぜなら、めんどくさいと感じる小さな作業は「繰り返し発生する」ことが多く、
業務効率化の前提にある「自動化」はこの「繰り返し」ととても相性が良いからです。
1回はたった5分だったとしても、繰り返し発生することで、
・1日1回発生すれば、月あたり2.5時間分にもなる！
・意識が途切れるタイミングが生まれるので、脳に負担をかける！
→何も考えずにできる作業でも、「やらなくてはいけない」を判断することに脳のリソースを使ってしまう。
・発生回数が多いと、ミスする回数が多くなる！
といったデメリットが大きくなります。
逆に、自動化などの仕組みを取り入れるうえでは、この「小ささ」が逆にメリットとなり、
・小さい作業＝単純で軽い作業 なので、仕組み化しやすい！
・単純な作業なので、仕組みそのものの修正頻度が少なくて済む！
・他の大きな仕組みに部品として取り込みやすい！
といった面でシナジーが働きます。
結論、「小さなめんどくさいを見つけられること」は「業務効率化のもととなる（自動化できる）種を見つける」うえでとても重要なことだと言えます！
いかがだったでしょうか？
ぜひみなさんも、まずは見過ごしていた「5分」の業務効率化を目指してみませんか？
