【仕事術】期限を守らない相手の対応方法

Q. 期限を守らない相手へどのように対応すれば良いですか？

A. 僕も仕事をしていると、時折「ある時間までに終わらせてくださいね」とお願いしたり、「特定の時間までにやってね」と指示したりすることがあります。しかし、その期限が近づいても一向に連絡がない時、僕が連絡を取ってみると、答えが出なかったり、「まだやっていません」と言われたり、という状況に遭遇することがあります。僕自身も、最近web制作の仕事で同じような経験をしました。

●期限を守らないことの問題

問題は仕事の流れが停滞し、最終的な納期が遅れてしまうことです。例えば、飲食店で、明日のお肉やスパゲティなどを特定の時間までに発注しなければならないとき、その期限を遵守できずに遅れてしまうと、明日の材料が足りなくなり、お客様に料理を提供できないかもしれません。その結果、お客様に迷惑をかけ、売り上げが立たないことになり、会社の利益が減少し、最悪の場合、給料が支払われない可能性もあります。だから、納期の期限は非常に重要なのです。

●期限が守られない原因

では、なぜ期限を守れないのでしょうか？誰も故意に期限を守らないわけではありません。最も一般的な原因は、自分自身の確認不足です。仕事を依頼した側が、期限までに完了することをちゃんと確認していなかったり、納品日を間違えて伝えていたりすることがあります。確かに、依頼した側が悪いとは言えませんが、依頼された側が期限を守るためには、依頼した側の確認とサポートが必要なのです。

●期限を守らせる方法3つ

では、どうすればいいのでしょうか？僕は解決策として3つの方法を提案します。

1.期限を早めに設定する

2.確認作業を徹底する

3.担当者を変更してもらう

・1つ目、期限を早めに設定する

例えば、本当は期限が夜8時だとしても、仕事を依頼するときには「夜6時までにはお願いします」と早めに伝えるということです。本来8時までにやらなければならないタスクも、6時までにと指定しておき、6時に「それ、できましたか？」と確認する。できていない場合はすぐに対応してもらい、「急いで7時までにやってください」といった感じで、実際の期限よりも早めに行動を促すということです。僕自身もこれをよく使っています。結局、早めに行動を促せば、早めに仕事が進むので、非常に有効な方法です。

・2つ目は、しっかりと確認する

これは、途中経過を頻繁に確認することを意味します。例えば、「◯時までにやってね」と伝えた後、具体的にどこまで進んでいるのかを確認する。それは「あれ、もうできましたか？」と問いただすような形です。こうして頻繁に進捗を確認することで、ギリギリの時間になって「あれ、やってないの？」という事態を防ぐことができます。

・3つ目「あなたがやらなくてもいいので、他の担当者に変わってください」

例えば、依頼した仕事が遅れたとき、「もう、あなたには頼まない」ということを伝えるのです。これは少々きつい感じがするかもしれませんが、期限を守らない相手が社外の取引先である場合などには非常に有効です。そして、「あなたとは信頼できないので、担当を変えてください」と伝えると、相手もその重さを感じ、仕事のやり方を見直すきっかけになるでしょう。

まとめると、期限を守らない相手への対策は、1つ目が期限を早めに設定する、2つ目が頻繁に確認する、そして3つ目が担当を変えてもらうということを伝える、と伝える、という3つの方法が主にあります。これらの方法は僕が実際に試し、効果を実感しているものなので、是非試してみてください。ただし、重要なのは相手を尊重し、尊厳を傷つけないようにすることです。期限が守られないことに怒りを感じるのは自然な反応ですが、その感情を制御し、相手を理解するように努めることが大切です。

その上で、これらの戦略を用いることで、期限を守らない人々への対策を立て、業務の効率化を図ることが可能になるでしょう。最終的には、相手が自身の行動を再評価し、期限を守る習慣を身につけることが最善の結果です。

とはいえ、どんな対策を取っても全ての人が期限を守るようになるわけではないことを理解しておくことも重要です。人々の行動は多様で、全てをコントロールすることは不可能です。そういった場合は、臨機応変に対応し、事態を最善に進める方法を探すことが求められます。

僕自身もまだまだ学びの途中ですが、期限を守ることの重要性を周囲の人々に伝え、共に成長していくことを目指しています。

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