データの管理のしかた

今日はデータの基本的な決まりというか、後で大変な事にならない為の作り方をお話できればと思います。

Excelでもなんでもいいのですが、表計算の画面にデータを入力するときの注意があります。

今は非常に便利になっていて、文字だろうが数字だろうが機械が勝手に判断して読んでくれていますので、あまり気にしないで入力している人がいます。

大文字、小文字が入り乱れてて入力されているのを散見される時があります。

これを、並べ替えたり、検索したりすると、同じ文字でも順番が違ってしまう経験をした人がいるかもしれません。

なぜ？

それは、人間が判断する文字は全て「文字コード」と呼ばれる数字で管理されているからです。同じ数字でも大文字と小文字はコードが違います。んー今ま勝手に同じと判断してくれるかもしれませんね。

そのコード順という事になるんですね。漢字はわからので、大概ふりがなを項目として別につくります。機械は「あいうえお」順または「ABC」順に並べ替えてくれるようにしてくれます。

ジジイなので昔の話をすると、ファイル設計をする時は、文字と数字は全く別の物として設計しなければなりませんでした。

文字が混じっている数字の列を計算させると、コンピュータが「計算不能」としてエラーになってしまうからです。VBAの記述にはまだその定義をしなければなりませんが、PHPだったかは勝手に判断するので定義の必要はなかったような気がします。定義がないのはコード記述で楽ですが、後で訂正や他の人が書いたのを解読するのには厄介ですね。

便利よすぎると、原因追及が困難になります。一長一短ですが。考え物です。

すこし話が飛びましたが、手入力の場合、変換ソフトの手違いで大文字小文字が混合して入ってしまう危険せいがありますね。

まずは将来どのようなデータの検索や集計をするのかをしっかり考えて項目を作るのは大切ですね。

折角蓄積しデータが使い物にならないという事もあり得ますからね。

半年前に事務で勤め始めた娘が、会社でExcelに入力されているデータのでたらめ加減に怒っていましたね。

どうも前任者が年配の人で良く考えないで、手書きの台帳記入と同じような感覚で作ったようですね。　よくある話です。AI時代と言われていますが、末端の中小企業の実態はそのようなモノなのでしょうね。

最初のファイル設計（項目設計）も大事ですが、入力ミスを防ぐにはしっかりした「入力画面」を作成する事だと思います。不適切なデータを入れようとすると必ずエラーメッセージが出て、変換モードもそれに適したモードになるようなのがベストですね。

娘はぐちゃぐちゃのExcelと日々奮闘して修正しているようです。

ExcelのVBAのフォームはその点しっかりしてます。使えます。

ExcelのVBAの可能性はすばらしいです。