Excelでテーブルを作るのは簡単すぎる！

Excelで介護支援記録管理システムを作ってみる～1日目

Excelにおいてデータベースシステムの基礎となるのはテーブルです。

介護支援記録管理システムでは、文字通り介護支援記録のデータがメインとなりますので、「介護支援記録管理」と名付けたExcelブックを新規作成し、先頭シートに「記録データ」と名前を付け、その中にこのテーブルを作成することにしました。

前回のブログでふれたとおり、このデータは4W1Hの形式となり、入力項目（データベースではフィールドと呼びます）は、順に日付、利用者名、時刻、実施内容、実施記録、担当者の6項目としました。

なお、日付と時刻を分離し、その間に利用者名を入れたのには訳があり、同一日に同一利用者に対して複数の介護支援記録が入力されることを想定しています。これにより見た目がわかりやすくなります。

一応、各項目の説明については以下のとおりです。

①日付:業務を実施した日付です。2024/5/1のように西暦表示で入力します。

②利用者名:介護や支援を行った利用者の氏名を入力します。姓と名の間には1文字空白を入れます。

③時刻:10:15のような表示で入力します。

④実施内容:「食事介助」「排泄介助」のように端的に業務概要またはカテゴリーを表した内容を入力します。

⑤実施記録:実施内容についての具体的な記述を入力します。

⑥担当者:原則として介護支援業務を行った担当者の姓を入力します。

さて、テーブルの作成にあたっては周囲に余白があったほうが見やすいため、シートのB2セルから列順に項目名を入力します。

そして入力した項目の範囲全体をドラッグしたあと、そのままホームメニューの［テーブルとして書式設定］ボタンからあっと言う間にテーブルへと変換できてしまいます。

このとき範囲の先頭行をテーブルの見出しとして使用することを忘れないようにしました。

すると項目名が入った先頭行の下にデータを入れる空白行ができますので、下図のようにそれぞれセルの書式設定をします。

この中でポイントとなるのは、日付と時刻の表示設定のほか、実施記録の項目には文章を入力するため、折り返して全体が表示されるようにすることです。

まずは適当に何件かデータを入力してみました。テーブルの枠の直下行に入力すると、自動的に書式が引き継がれ、テーブルにデータが追加されます。

※画像中のデータはすべて架空のものです。

なお記録データをいくつか入力し、後から全体をテーブルとして書式設定することもできます。このときもセルの書式設定を予め行うことを奨めます。

このようにデータベースシステムの基本となるテーブルの作成について言うと、Accessと比べExcelは驚くほど簡単です。

Accessの場合は、テーブルを作成するさい、デザインモードでフィールド（項目）の定義を行う必要があり、フィールドサイズや書式など細かく設定することが求められます。

ですので、テーブル作成前にしっかりフィールドの定義を構想しておかないと、後で変更したときにテーブルが壊れてしまう恐れもあり、しっかり慎重に行わなくてはなりません。

もちろん、これには大事な意味があるのですが、気軽さの点で言えばExcelの圧勝です。

簡単なデータベースシステムならExcelのテーブルで十分です。

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Excelでブック間でのテーブルのリンクをやってみる