ココナラ活用塾vol.73【返信忘れや対応漏れを防ぐココナラのおすすめ案件管理方法】
記事学び
こんにちは！
ライティング系と音楽系のサービスを出品しているemiglia(エミリア)です。
突然ですが、出品者の皆さん、案件管理ってどうしていますか？
ココナラはトークルームが開くと一覧で確認できますが、トークルームが開いていない「問い合わせ段階」の見込み案件はメッセージに埋もれてしまい、つい忘れてしまう……なんてこともありますよね？
また、トークルームが一覧で確認できても、今現在のステータス（自分が作業するべき案件なのか、お客さんの確認待ちなのか）が一目で分からずに不便さを感じるなんてことも……
出品者仲間の話を聞いていると、ココナラだけで管理している方もいれば、ココナラ以外のツールを活用して案件管理している方もいて、さまざまです。
ちなみに私は「ココナラ以外のツールと併用する派」です。
というわけで、今回のココナラ活用塾ではエミリアの案件管理方法をご紹介いたします。
＜エミリアが愛用しているツールは「ToDoリスト」アプリ＞
私が愛用しているのが「ToDo リスト」というアプリです。
※Apple Storeで「ToDo」や「ToDoリスト」で検索すると出てきます。
これをスマホに入れておいて、ココナラの案件を管理しています。
このアプリの良いところは、とにかくシンプルなところ。
アプリを開くとこんな感じでリストが一覧で確認できます。
色分けして登録できるので、ステータス（優先順位など）が一目で分かるのも良き！
無料版は広告が表示されますが、邪魔とか煩わしいとか感じたことが無いので、私は無料版を愛用しています。
＜日常も仕事も一緒くたに管理＞
私は「ToDo リスト」アプリを仕事だけでなくプライベートも一緒くたにして活用しています。
なんたってワーキングママ。育児・家事・仕事を毎日ぐるぐるこなしていますから。
タブは自由に設定できまして、私は
・ToDo（仕事もプライベートも全部ごっちゃ）
・買うもの（なんでもかんでもココ）
・持ち物（子連れで宿泊する際の持ち物リスト）
に分けて活用しています。
ココナラが関係するのは「ToDo」だけですね。
ただ、この「ToDo」もココナラだけでなく全ての「ToDo」を入れているので、常にごった煮状態です。
ここで有難いのが色分け。
白：すぐやること（仕事/プライベート関係無く）
青：待ち（ほぼココナラの「確認待ち」「返事待ち」）
緑：すぐではないToDo（仕事）
茶色：すぐではないToDo（プライベート）どっちかっていうとWant to Doかも……
上の画像はフェイクで作ったものですが、
「ミーコさん返信」は、ミーコさん（仮名）というユーザーさんから問い合わせがあり、その返信をする、という内容です。
「チーズのECサイト」と「伴奏録音」は受注済みの案件で作業をしなければならない状態のものです。
「鈴木さん」と「山田さん」は返信待ちのステータスですね。
「帽子のゴムつけかえ（土曜）」は、息子の保育園の帽子のゴムがのびのびなので、週末に持ち帰ってきたタイミングで替えるというToDoです。忘れないようにピンクに色付けしています。そしてこれはフェイクではなく画像作成時のリアルなToDoでした（笑）
緑色の「ココナラブログ」と「ポートフォリオ」は時間があればやるという意味合いでリストに入れています。
「パパのリュック買う」は完全プライベートですね（笑）
こんな感じで分けています。
＜ココナラの案件管理＞
ここからが本題です。
この「ToDo リスト」アプリを使って、私がどのようにココナラの案件を管理しているか、ご紹介します。
① 即対応できるもの以外は全て「白色」で「ToDo」に簡単登録
例えば、問い合わせのメッセージが届いたり、見積もり相談が届いたり、あるいはトークルーム宛に連絡が来たりした時に、開いてその場ですぐに対応できれば良いのですが、そうではないときは、まず「ToDo」に簡単に登録します。
特に、稼働時間外の連絡は定型文で「今は稼働時間外だから、また改めてご連絡します」と即レスするようにしているんですが、その後の連絡を忘れてしまうと後でエライコッチャになります。だから、定型文送信→「ToDo」に登録は完全に流れ作業になっていますね。
定型文を送るほどではないタイミングでも、一度メッセージを開いてしまうとバッジが消えてしまうので、返信を忘れないように必ず「ToDo」に放り込んでおきます。
② 対応したら「青色」にするか、一旦消去
白色で登録した「ToDo」に対応したら、その案件は一旦消去するか「青色」に変更します。
あくまでも”私の場合”ですが、トークルームが開き「案件」として成立しているものについては「青色」に、まだ問い合わせ段階で相手から返事が来るかも分からないし、受注するかも未定というものについては一旦消去してしまっています。
③ 時間を置いて対応する場合は「緑色」で登録・日時指定も
例えば、土曜日に「では月曜日に改めてお見積りをお送りしますね」と送ったり、前もってビデオチャットの打合せ日程を決めたりした際には、「緑色」で「ToDo」登録します。
このアプリにはリマインド機能がついていて、指定した日時に通知が届くようにできるので、その機能も活用しています。
こんな感じで時間指定してリマインドさせられます。
④ ココナラのトークルームやメッセージも念のためチェック
「ToDo リスト」アプリも手入力のため、漏れや抜けが発生する可能性があります。
そのため、私はアプリだけを信じず、こまめにココナラのトークルーム一覧やメッセージ一覧にも目を通しています。返信忘れや対応遅れが生じないよう、気を付けています。
これで案件管理はバッチリです！
＜自分スタイルを見つけて＞
今回は私のやり方をご紹介しましたが、ココナラを利用する頻度や、他の仕事とのバランス、その人自身の性格、特性、向き不向きなど、色々あると思いますので、ぜひ「自分にあったスタイルの案件管理方法」を探してみてください。
おわりに
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
「ココナラ活用塾」では、皆さんの「これってどうしてる？」や「こんなところで苦労しているんだけど…」といったお困りごとを少しでも解消できるよう、不定期でお役立ち情報を発信しています。
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