EXCELとACCESSの違い（検索）

こんにちは。

ACCESSの開発をしているとよくお客様から聞かれるのは、「ACCESSって何が良いんですか？」という質問です。確かにACCESSはEXCELに似ているものの、具体的にどういったシーンでその違いが出てくるのかはわかりにくいですよね。

そこでこの記事では、ビジネスで実際に使用する際にEXCELでは不便だけどACCESSだと簡単にできることをご紹介していきます。

EXCELとACCESSの違いを知って、よりご自身にあったソフトをご利用いただく一助となれば幸いです。

今回ご紹介するのはこちら。

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データの検索・抽出

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多くのデータが集まってくると、その中で見たいデータだけを素早く・簡単に抽出したいことが良くあると思います。

そんな時にEXCELとACCESSではどんな違いが出るのか、見ていきましょう。

EXCELでの処理方法

EXCELでは検索をする際は「検索と置換」機能を利用します。

これを使うと該当文字列に合致したデータを1件ずつ見ることが可能です。

一方で、1件ずつ見るのではなく、条件に合致したデータを一覧表示したい場合は、フィルターを使用します。

フィルターに抽出条件を入れて、抽出処理をすることで下記のように概要条件のデータのみを抽出することが可能です。

はい。

この機能は使いやすく、ご存じの方も多いかと思います。

EXCELだと困ること

正直、このEXCELの機能にはあまり不便を感じないかもしれません。

ただ、抽出条件を変更する際は複数の列に対して個別に抽出条件の設定が必要です。

よく使う抽出条件が複数ある場合には、手作業で1列ずつ抽出条件を変えてフィルターをして、というのは効率が悪い場合もあります。

また、複数人で同じEXCELを共有している場合には、自分の使いたいフィルターと他人の使いたいフィルターが異なっており、せっかくフィルターを設定したのに次に使うときは誰かがフィルターを変えており、再度設定直す、ということも頻繁に発生します。

逆に、誰かがフィルターを設定しているのでこの条件を外すと迷惑かなと気を遣って、使いにくい画面のまま操作することもあるかもしれません。

ACCESSのメリット

こうした、EXCELでの運用上の課題がACCESSでは解決できます。

ACCESSでは、フォームという機能を使ってあらかじめ検索画面を作っておくことが可能です。

例えば、下記のような画面です。

上記の検索フォームでは、あらかじめよく利用する受注日、売上日、販売チャネル、顧客名、商品名でレコードの抽出ができるようにしてあります。

もちろん、複数条件を組み合わせた検索も可能です。

検索条件にあいまい検索やプルダウンも使えますので条件設定も簡単で、「条件クリア」ボタンを使えば設定した条件を一括でクリアすることも可能です。

また、よく使う検索条件を設定したボタンを設置することも可能です。

上記の例では「作業中のみ」を押すと現在作業中のレコードのみをすぐに表示することが可能です。

更に、右上にある「売上金額合計」のような集計結果を、検索結果に連動させて自動更新することも可能です。

EXCELの場合はフィルターをかけてから対象のセルを選択して、右下のステータスバーに表示される数値を見るといった処理が必要ですが、ACCESSならその手間もいりません。

そして、この検索結果は個人ごとの画面に表示されますので、別の人が検索を行っても自分の画面表示には影響がありません。この点も複数人で同じデータを扱う際にとても役にたちます。

まとめ

それではおさらいです。

【EXCELの課題】

フィルターを設定するのが面倒。さらに、複数人で使用しているといつでも自分が利用しやすいフィルターが設定できるとは限らない。

【ACCESSのメリット】

あらかじめ検索画面を作っておくことで効率的に検索が可能。

さらに複数人で使っても検索条件は他人に影響しない。

ACCESSの便利さ、EXCELとの違いをお伝えできたでしょうか。

このように、複数人で使っても検索・抽出がやりやすいのがACCESSの魅力の一つです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。