【実例】保育園で行った業務改善 ～職員勤怠管理～

〇アナログの勤怠管理

業務改善の内、改善しやすい業務の一つが職員の勤怠管理です。もう少し具体的に言うと、職員の出退勤をタイムカードにすることです。

これまで当園では、出退勤時間の記録は「手書き」と「押印」で行っていました。

ところで、この「手書き」と「押印」の作業ですが、業務全体から見ると、ほんの些細な手間でしかありません。

しかし、些細な手間ほど後回しになる事が多いです。

この記事を読んでいる皆さんにも身に覚えがありませんか？

「夏休みの宿題を溜め込んだ為、最終日に徹夜するはめになった」

「部屋の掃除を怠っていたので、掃除がより大変になった」

毎日、少しずつ処理すべきところ、後でまとめて処理しようとしても、必要以上に手間が掛かるだけです。

出退勤時間の記録も同じで、毎日、少しずつ処理していれば些細な手間でしかありませんが、１月も処理を怠ればその後の後始末に、膨大な時間と労力を要します。

かくいう私もこの処理を怠り、大変な目に遭いました。そこで思った事があります。

「この出退勤時間を記録する方法、どうにか楽に出来ないか？」

今回の業務改善は職員からの要望ではなく、事務員の願望から始まりましたが、結果的に職員の出退勤時間の記録は驚くほど簡潔かつ手間を削減し、また付随する関係書類を廃止する事が出来ました。以下に一例を挙げます。

・改善前

出退勤時間記録　→　「時間の手書き」と「出勤証明印の押印」

超過勤務命令簿　→　「勤務時間を超過した時の記録をつける帳簿」

・改善後

出退勤時間記録　→　手書きと押印の廃止。タイムカードを導入

超過勤務命令簿　→　廃止。タイムカードで併用可能。

特に「超過勤務命令簿」の廃止は画期的なものだったと思います。

今回は、職員の出退勤時間の記録方法を改善するために行った具体的な内容、改善後の変化について紹介します。