相手に失礼なく、かつスムーズに意図が伝わるようなメールを作成することは、ビジネスシーンにおいて非常に重要ですよね。
基本的な構成と、作成する上でのポイントを以下にまとめました。
1. 件名:
一目で内容がわかるように具体的に記載する:
・【〇〇株式会社】〇〇の件について
・〇月〇日打ち合わせのお願い（株式会社△△）
・【重要】システムメンテナンスのお知らせ
・Re: は返信の場合のみ使用する: 新規メールでは使用しません。
・簡潔に、長くならないように心がける: スマートフォンなどで確認する人もいるため、短くまとめることが大切です。
2. 宛名:
会社名、部署名、役職、氏名を正式名称で記載する:
・株式会社〇〇
・△△部<0xE3><0x80><0x80>〇〇様
役職が不明な場合は「ご担当者様」とする:
・株式会社〇〇
・ご担当者様
個人名がわかっている場合は、必ず氏名を書く:
・株式会社〇〇
・△△部〇〇様
3. 挨拶:
時候の挨拶は状況に応じて: 必ずしも必須ではありませんが、丁寧な印象を与えます。
例：
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
〇〇の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
続けて、自分の会社名と氏名を名乗る:
株式会社△△の□□です。
初めてメールを送る相手には、簡単な自己紹介を加える:
株式会社△△の□□と申します。いつも大変お世話になっております、株式会社〇〇の〇〇様よりご紹介いただきました。
4. 本文:
結論を最初に述べる: 何を伝えたいのかを冒頭で明確にすることで、相手に内容が伝わりやすくなります。
簡潔でわかりやすい文章を心がける: 長文にならないよう、要点をまとめて記載しましょう。
箇条書きや記号などを活用して、視覚的に整理する: 複数の項目を伝える場合などに有効です。
丁寧な言葉遣いを心がける:
・「～ください」ではなく「～いただけますでしょうか」
・「～します」ではなく「～いたします」
・クッション言葉（お手数をおかけしますが、恐れ入りますが、など）を適切に使う
句読点を適切に使う: 読点（、）を適切に使うことで、文章が読みやすくなります。
誤字脱字がないか確認する: 送信する前に必ず確認しましょう。
添付ファイルがある場合は、その旨を明記する: ファイル名も記載すると親切です。
5. 結びの挨拶:
相手への配慮を示す言葉で締めくくる:
・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
・お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますようお願い申し上げます。
・引き続きよろしくお願い申し上げます。
・時候の挨拶で始めた場合は、対応する結びの挨拶を使う:
例：
拝啓～申し上げます。敬具
〇〇の候～申し上げます。敬具
6. 署名:
会社名、部署名、役職、氏名、電話番号、FAX番号、メールアドレスを記載する:
必要に応じて、会社のURLなどを加える:
例:
件名：【〇〇株式会社】〇〇に関するお問い合わせ
〇〇株式会社
△△部〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社△△の□□です。
さて、この度は〇〇についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の点についてご教示いただけますでしょうか。
・〇〇について
・〇〇の場合の対応について
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
株式会社△△ □□ □□ △△部 TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: 〇〇@△△.co.jp
作成する上でのポイント:
相手の立場になって考える: 誰に、何を伝えたいのかを明確にしましょう。
目的を意識する: メールを送る目的（情報伝達、依頼、報告など）を明確にし、内容を構成しましょう。
簡潔さを心がける: 長すぎるメールは読みにくく、相手の時間を奪ってしまいます。
丁寧な言葉遣いを心がける: 誤解を招かないよう、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。
送信前に必ず確認する: 誤字脱字や宛先の間違いがないか確認しましょう。
これらのポイントを押さえることで、より効果的なビジネスメールを作成することができます。
