エグゼクティブアシスタントをしている方々、外資系で働いている方、上司が海外のにいらっしゃる方、今のご時世、メールの返事が来ないと困ります。どれだけ早く、的確な答えをもらえるかが大切です。
必優先順位のフラグ付もいいですね。
私も急ぎのものは優先順位が高いマークにしていました。
逆に、急ぎじゃないものや報告だけのメールについては、優先順位を低くしていました。それでも、数日以内に大抵の場合は反応がありました。報告メールについては、基本的に”ありがとう”というメールが来れば、よしとしてください。
それだけでなく、メールの書き方にも工夫することができますよ。
どうしたらいいのかというと。。。
まず、メールのタイトルを工夫しましょう。
いつまでに、何をして欲しいのか、何をしなければならないのかを書く
例えば、Reply needed by 5pm today
そしてその次に、メール本文。
長いメール書いてませんか?
忙しいエグゼクティブに長いメールを書くのはタブー
読んでもらえないですし、ご自身の評価が下がります。
ですので、なるべく簡潔なメールを書きます。
もしメールを書いた後に、長いなと思ったらいい機会です!
ぜひ、そこで内容を精査しましょう。
自分の手柄を伝えるよりも、相手に何を求めているのか、何をお願いしたいのかを明確に。手柄は、意外と見てくれるものなのです。
また、メールの書き初めも重要です。
日本語はお疲れ様ですが、最初のフレーズですが、英語にその表現はありませんので、人間関係ができている上司であれば、”How was your weekend?”なんて質問してもいいでしょう。
あとは、メールの返事であれば、”Thank you for your reply”
メールで質問をもらったのであれば、”Thank you for your question”
なるべくポジティブな言葉をスタートに持っていきましょう。
そして、感謝の言葉から始めると、
相手もすんなりと読み進めてくれるでしょう。
*もちろん、短いメールのやり取りの回答をしているのであれば、そういう枕詞も不要です*
そのプラスの言葉を書いた後に、メールの本文へ。
例えば、秘書として冬休みの帰省フライトを予約したので確認してほしいのであれば、こういうスタートとなります。
I have booked the flights below. Would you mind checking with your family if this is okay with them?
会社を辞めることになった人へのお別れプレゼントを決めたいのであれば
I talked with her boss and came up with three ideas for the farewell party. Which one would you like me to arrange?
1- flower
2- flower and card case
3- flower and sweets
こんな感じでしょうか。
なるべく、箇条書きで書くのがベストです。
短いメールが書けないのであれば、裏紙とかを使って、最初にメールの構成を作成しましょう。
このメールを書くことによって、何を相手にやって欲しいのか?
どういう返事が来ればいいのか?
いつまでに返事が欲しいのか?
これが最初にクリアになっていないとメールを書いても曖昧な印象を与えてしまいます。曖昧なままでは、受け取った相手も何を求められているのかわからないので、忙しい時は放置することにもなりかねない。。。
ですので、最初にもとめる結果を明確にすること。
そこからメールを書き始めるとスッキリしたメールになることでしょう。
日本人は行間を読み取る文化がありますが、国によっては、そういう習慣がないので、”意味わからない。もういいや”と思われてしまう可能性がありますので、気をつけてくださいね。
では、土曜日もあっという間に終わってしまいましたので、
皆様、素敵な日曜日を過ごしましょう!