データの入力の効率を上げる

記事
ビジネス・マーケティング

紙の情報は無くならないから

紙で発生する情報をPCに入力するという作業は普通に発生します。

若しくはそれが当たり前の仕事ということもあると思います。

将来的にはタブレットなどで簡単に入力できるようになるのでしょうが、まだまだ紙と鉛筆が情報源になる場面は多くあります。

私が最近関わった例はコロナワクチン接種に関するアンケートの集計です。

クリニックに勤務する奥さんが院長から依頼されて持ち帰った案件で、まだ1回目のワクチンの頃の話です。

大学病院だか製薬会社だかの研究のために必要なアンケート集計の下請けみたいな感じでした。

1枚10円の報酬がいただけるというので有難く請け負いましたが・・・

夕食のビールを我慢し、子供を寝かしつけた後での入力作業は眠気も手伝い精神的な疲労が尋常ではありません。

途中でどこを入力してるか分からなくなったり、最後だと思って入力したセルがそうでなかったり、その都度最初から確認が必要になります。

「何の罰ゲームだよ・・・」


computer_monku.png


データをコツコツ正確に入力するのが苦にならない人には何でもないのでしょうが、苦手な人にはプレッシャーの大きい作業であり、勿論私は後者な訳です。

設問が40件ぐらいあり、Excelで1つずつ入力していくのですが正確に入力するためにはかなりの時間がかかります。

スクリーンショット 2022-06-15 212120.jpg

奥さんが読み上げ、私が入力するのですが時給換算で400円程度・・・折半すると200円です。

1万円くらいの臨時収入になったらAmazonで何買おうかな~なんて妄想はすぐに叩き壊されました。

pose_taiiku_suwari_back_man.png



30枚くらい入力したところで限界を感じ同時に考えました。

「これAccessでしょ」

提出にはデータ入力用のファイルが準備されており決まった形でしか入力が許されないのでExcelでの作業を余儀なくされていましたが、入力を工夫することでAccessで処理できることに気付きました。

3501マル札を持つ一般人男性.png
書類を作成する際に「Word」を使うか「Excel」にするか悩むシーンはあると思います。

私は何か作業に取り掛かる場合にまず「Accessが使えないか」を最初に検討します。

ExcelにしてもAccessにしても最初に骨組みを作るにはそれなりに時間を要します。

Excelが目的の書類そのものを作るのに対し、Accessは仕組みを作ります。

そのため一度Accessでシステムを作ってしまえば、必要なデータを追加するだけなので後工程が非常に楽になります。

例えば、見積書の書式を作る場合、Excelでは取引ごとにシートまたはファイルが作られます。
Accessでは取引先名、見積金額などのデータを持つだけで良く、同一ファイル内に何件でも見積情報を持つことができます。

初日の入力作業を早々に切り上げ早速入力フォームの作成に取り掛かりました。

【提供されたExcelの入力用シート】
スクリーンショット 2022-06-15 212813.jpg


フォームの作成自体は1時間もかからなかったと思います。
入力項目は1画面上にすべて表示され、マウスを使う必要もなく、アンケート用紙の回答アルファベットを入力するだけで良いのです。
Accessのコンボボックスはとても優れており「 a.はい・b.いいえ」と候補がある場合「a」を入力するだけで「a.はい」というデータを選択してくれます。

【実際に使用した入力用のフォーム】
スクリーンショット 2022-06-15 213052.jpg

目論見は大成功、入力スピードは格段に高速化され1日の作業は300枚ペースとなりました。

時給が7~8倍になりました。(ベースが低いせいもありますが・・・)

小さな町規模の話なので総件数が限られており、最終的に受け取ったのは1万数千円でしたがとてもうれしい小遣いとないました。

このようにデータ入力に特化したフォームを作成するにはAccessが非常に便利で役に立ちます。

伝票をExcelに入力するような作業で苦労している方は是非一度試してみてください。
Excelでも入力フォームを作ることは可能ですが、圧倒的にAccessの方が使いやすいものができます。

最後までお読みいただきありがとうございました。

それではまた。



私は事務系の医療従事者で、趣味を活かして色々なシステム作りに関わっています。
医療従事者向けの「医療従事者のためのAccess」というブログを書いているので、興味のある方は覗いてみてください。

自分でAccessのシステムを作ってみたいという方、完成まで責任をもってお手伝いしますので遠慮なくご連絡ください。



Excelでの作業に煩雑さを感じたらAccessを検討してみませんか?
小規模システムの作成もご相談ください。

手っ取り早く宛名ラベルを作成したい。
シンプルなラベル印刷です。作成代行もOKです。

サービス数40万件のスキルマーケット、あなたにぴったりのサービスを探す