パワポで簡単!シンプルな表デザインの作り方

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ビジネス・マーケティング
情報を整理して、視覚的に伝えるのに便利な「表」。
パワポ資料・プレゼンでは、頻出ですよね。

ただ、デフォルトの表に数字や文字を記載しただけだと、単なる「データの羅列」になってしまいます。

でも、ほんの一工夫するだけで、単なる「データの羅列」感が消え、わかりやすさもグッとアップする「伝わる表」を作ることができます。

この記事では、シンプルでわかりやすい「伝わる表」を、パワポで簡単に作る方法をご紹介していきます!

1. パワポで簡単に表を作成する方法

まずは、表を作成する基本的な手順からご説明していきます。

基本操作をマスターすることで、複雑な表も簡単に作れるようになりますので、不安な方は確認してみてください。

※ここからの説明(基礎編)で使用しているデータは、すべて経済産業省ホームページ「飲食関連産業の動向(FBI 2023年上期)が出所です。また、表の中のデータ(事業所数・従業者数)は2021年調査のものです。

1-A. エクセルやcsvで既に表がある場合

データがエクセルやcsvで既にある場合は、わざわざ入力するのは無駄・手間なので、エクセルからコピペで作成します。

①エクセル上の表データを選択してコピー
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②パワポ上でペースト
ペーストの種類はいくつかあるのですが、「貼り付け先のスタイルを適用」か「元の書式を保持」にしておくと、パワポ上での表デザイン作業ができるようになります。

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「貼り付け先のスタイルを適用」でペーストした場合
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「元の書式を保持」でペーストした場合
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※元の書式で罫線や塗りつぶしを何も設定していないため、真っ白となっています。

1-B. 手元にエクセルやcsvの表がない場合

手元にエクセルやcsvのデータがない場合は、挿入タブの「表」から作成していきます。

①挿入タブ > 表
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②表のサイズ(行・列の数)を決める
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ちなみに、行や列は「レイアウト」タブから簡単に挿入できます。
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③データを入力する
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1-C. パワポで効率的に表を作る方法ランク

テキストボックスを並べて表っぽく作成することもできますが、作成も調整も手間が増え、効率的とは言えません。

表を作る際の効率性は、高い順に以下のとおりです。

1.エクセル等の元データからコピペ
2.パワポの表機能から作成
3.テキストボックスで1セルずつ作成

また、例えば、表の中に金額などの数字がある場合は、桁区切りのカンマ(,)があると見やすいですよね。

エクセルであれば、以下の画像のように「セルの書式設定」の「表示形式」で予め全ての数字にカンマを入れておくことができます。そういう点でもエクセルで作業しておいた方が効率的と言えます。
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2.シンプルでわかりやすい表をデザインする「基本的な9つのポイント」

ここからは、デザインのポイントを具体的に書いていきます。
基本的なポイントは、以下のとおりです。

基本的な9つのポイント
1. 「ヘッダー(タイトル)行列」と「値の行列」の違いを明確にする
2.  ヘッダー行の文字列は中央揃えにする
3.  罫線や色でグルーピングを明確にする
4.  文字列は左揃え(または両端揃え)、数字は右揃え(※)にする
5.  行の高さを揃える
6.  同程度の文字数の列や同類の列は、幅を揃える
7.  セル内部の余白を確保する
8.  セル内の文字列・数字の配置は、余白の量で調整する
9.  強調したい箇所のみ装飾する
※「行ナンバー」のように、数字の桁が小さい・同一の場合は、中央揃え。

簡単に解説していきます。
わかりやすさのため、デフォルトの表にデータを入力して、装飾を外した以下の状態からスタートします。

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ポイント1. 「ヘッダー(タイトル)行列」と「値の行列」の違いを明確にする

スタート時の表は、罫線がすべて同じのため、ヘッダー行と値の行の区分けが明確ではありません。(もちろん、区分け自体はわかるのですが、「見た目の違いが明確ではない」という意味です)

以下のように、ヘッダー行の罫線をハッキリとさせ、内側の横罫線を細めの点線にしたりすると、見た目の違いが明確になります。

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罫線は、「テーブルデザイン」タブから変更できます。
罫線の種類、太さ、色を選択してから、①「罫線を引く」をクリックして手動で線を引くか、②「罫線」のプルダウンから罫線を引きたい箇所を選択します。

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ポイント2. ヘッダー行の文字列は中央揃えにする

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ポイント3. 罫線や色でグルーピングを明確にする

このままだと、最終行の「フードサービス全体」と内訳項目の区分が、見た目的に明確になっていません。ここも罫線や色を変えるなどして、区分を明確にする必要があります。

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ポイント4. 文字列は左揃え(または両端揃え)、数字は右揃えにする

以下の例では、配置の変更に加えて、数字の箇所に単位を記載しました。

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社内資料など、普段から認識が統一されている場合(上記の例のように、従業者数は千人単位で示すことが当たり前になっている場合など)は、表の外に単位を記載しておけば問題ありません。

一方、そういった認識がない人に向けた資料などは、単位がセル内に併記されていると、混乱なく読みやすくなります。


ポイント5. 行の高さを揃える

例では、元々行の高さが揃っているので問題ないのですが、以下のように高さが不揃いになってしまうと、そこが意図せずして目立ってしまうので、調整が必要です。

(高さが不揃いの例)
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高さや幅は、「レイアウト」タブから簡単に揃えることができます。

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ポイント6. 同程度の文字数の列や同類の列は、幅を揃える

例では、元々列の幅が揃っているので問題ないのですが、以下のように幅が不揃いになってしまうと、そこが意図せずして目立ってしまうので、調整が必要です。

(列幅が不揃いの例)
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この例の場合「事業所数」と「従業者数」の列幅は同一の方が、整って見えますね。


ポイント7. セル内部の余白を確保する

余白の量によって、与える印象は大きく異なります。
元々は、まさに「データの羅列」という感じで、ギュッと詰まっています。

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余白を多めに確保すると、見やすくなり、シンプルさが出てきます。

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余白の調整の仕方は、以下の2通りあります。


余白の調整① 「レイアウト」タブの「高さ」と「幅」で調整

上下方向の配置を「上下中央揃え」にしておけば、高さを変えると、自動的に上下の余白も多くなります。

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余白の調整② 「図形の書式設定 > テキストボックス」で調整

「図形の書式設定」からも調整できます。

表を選択した状態で右クリック → 「図形の書式設定」→「文字のオプション」→「テキストボックス」と進み、余白の値を調整します。

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この方法は、次の「ポイント8」でも使用します。


ポイント8. セル内の文字列・数字の配置は、余白の量で調整する

数字は右揃えが基本なのですが、ヘッダーは中央揃えなので、このままだとバランスが悪くなります。

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なので、「余白の調整」でバランスを整えます。

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同様に、業種の列も余白を調整して整えます。

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こうして整えると、縦の罫線がなくても、縦に「見えないライン」が認識されるので、罫線を消してしまった方がスッキリします。

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ポイント9. 強調したい箇所のみ装飾する

わかりやすくするためには、シンプルであることが大切です。だからこそ、装飾は「強調したい箇所」だけにした方が良いです。

装飾の仕方に関しても、図形で囲んだりするよりも、シンプルに塗りつぶした方がスッキリ見えますし、注目してもらいたい箇所に視線が自然に集まります。

図形で囲んだ場合
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塗りつぶした場合
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その中でも、特に注目を集めたいところがあるなら、数字を大きくして、色を変えるなどして、強調します。

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最後に、ここまでのポイントを振り返り、再度調整した方が良いところがあれば調整しておきます。


3.パワポの表デザインのビフォーアフター

before-1(装飾デフォルトのまま)
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before-2(装飾をほぼ取った状態)
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after
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「データの羅列」状態から、スッキリ・シンプルで、何が重要なデータなのかがひと目でわかるようになりました。
※上記で強調しているポイントは、ただの例示です。


4.パワポで簡単!シンプルな表デザインいろいろ

応用編として、料金体系の表デザインをいくつか掲載します。これらは、すべてパワポの「表」機能で作成しています。

「基本的な9つのポイント」では、文字列は原則「左揃え(または両端揃え)」としていますが、文字量を調整することによって「中央揃え」にすることも可能となります。

※以下は、当方のココナラ出品サービスの料金体系(2023年11月19日現在)です。

プラン別にヘッダーと文字列を色分けしたパターン
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列で塗り分けたパターン(異なる色)
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列で塗り分けたパターン(同系色)
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まとめ

「表」は、情報を整理して示すのに便利なものです。

ただ、デフォルトの表をそのまま使うだけだと、どうしても「データの羅列感」が出てしまうのは避けられません。

「データの羅列感」のある表は、限られた時間で重要な情報を伝えるべき場面には不向きなので、一工夫必要となります。

基本となる以下の9つのポイントを押さえることによって、シンプルでわかりやすい「伝わる表」がデザインできますので、ぜひ活用してみてください。

パワポの表デザイン「基本的な9つのポイント」
1. 「ヘッダー(タイトル)行列」と「値の行列」の違いを明確にする
2.  ヘッダー行の文字列は中央揃えにする
3.  罫線や色でグルーピングを明確にする
4.  文字列は左揃え(または両端揃え)、数字は右揃え(※)にする
5.  行の高さを揃える
6.  同程度の文字数の列や同類の列は、幅を揃える
7.  セル内部の余白を確保する
8.  セル内の文字列・数字の配置は、余白の量で調整する
9.  強調したい箇所のみ装飾する
※「行ナンバー」のように、数字の桁が小さい・同一の場合は、中央揃え。

最後までご覧いただき、ありがとうございました!


【追伸】

「パワポでこんなの作れる?」
「このグラフの作り方は?」

などなど、ご質問がありましたら、お気軽にメッセージをいただければと思います。本ブログでご紹介させていただます。

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