留守番電話の話 詳しく 前編

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前回気の向くまま書いてしまったので何がなんだかわからなくなってしまいました。
ので、ちょっとわかりやすく+追記情報も書きます。

NTTがいわゆる業務用で扱っている留守番電話機能としてパターンを列挙してみます。申し訳ありませんが、漏れはあると思います。

大きく分けてビジネスフォン収容して使うもの、ビジネスフォンを使用しなくても使えるものとあります。

〇ビジネスフォン収容して使うもの
1. VMU
これはボイスメールユニットといって、ビジネスフォン内の音声案内関係を司るユニットです。
NX系のS,Mは同時に4ch、Lは8ch応答できます。
BX系はVMUはありません。

VMUの留守番電話機能を使う方法は2通りあります。
a)電話機起動の留守電
特徴:
・着信に対して電話機が応答します。
・回線キーに留守サービスキーを割当てて、手動で留守電開始/解除します。切替は留守番キーを押せば赤点灯で開始、もっかい押せば消灯で解除となります。
設定した電話機にのみ留守設定しているかどうかがボタン点灯やディスプレイで確認できます。全電話機ではわかりません。
・着信から応答までを1秒以上に設定することによって着信履歴が残ります。留守中も録音メッセージが残っていなくても誰から電話が来たかわかります(要ナンバーディスプレイ契約)
常に留守開始、応答まで15秒に設定しておいて、15秒経ったら居ても居なくても留守応答するようにしているお客様もいらっしゃいます。
・1つの電話機端末に1パターンの留守設定しかできません。(⇒なので、通常の営業終了後の留守はこっちの電話機端末で、年末年始休業の案内ができる留守はあっちの電話機端末で、みたいな使い方になります)
・相手に録音を残させる録音用、相手に録音を残させない応答専用モードがあります。上記1パターンしか留守設定できないと書きましたが、うまくすればこの録音用と応答専用を使って1つの電話機端末で2パターンの切り替えができなくもないです。
b)システム起動の留守電
特徴:
・着信に対して主装置が応答します。
・モード切替(昼・夜・休日・休憩)によって留守にします。夜モードになったら留守にする、という具合です。
・モードは全ての電話機のディスプレイで表示されますので、今留守番電話が起動しているというのがどの電話からも確認できます。(すいません、DCLは表示されたかは不明です)
・モード切替は手動でも自動でも可です。時間を設定すれば切替が自動でできます。

手動モード切替のやり方:
その1 回線キーにサービスキー(モード切替)を割り当てます。押す毎にモードを切り替えられます。
その2 特番を利用する。内線+特番で切替ます。初期設定で内線941:昼モード、内線942:夜モード・・・という具合になっています。面倒だったらワンタッチキーに仕込んでしまっても良いです。
尚、システム絡みの設定になりますので、必ずシステム操作を許可している電話機端末で切り替えます。

自動モード切替のやり方:
まず、留守にしたいモードになったら着信先をシステム起動の留守電にしてあげます。
で、モード切替のパターンを設定します。10パターン8ステップ登録できます。
例えば
平日はパターン1とします。
8:45昼モード、17:30夜モード(2ステップ)
土日祝はパターン2とします。
0:00休日モード(1ステップ)
で、自動モード切替を1週間単位で仕掛けてあげるのです。
1週間単位なので、祝日等は非対応です。祝日等を完全に対応させる為には、特定日を50日ぶん入力することができるので、1年に1度入力してあげる必要があります。
ここまでで、祝日等を完全対応してしまうと、えらくややこしくなってしまうので、
オススメは留守になるモード切替は自動で、留守解除のモード切替を手動にすることです。設定も楽だし、お客様も納得されます。
つまり
パターン1 17:30夜モード(1ステップ)のみにしてしまうのです。
朝出社して手動で昼モードに切り替えなければ永遠に夜モードになります。
朝出社して昼モードに切り替えるのを忘れてはならない、というルールさえ守っていれば大丈夫です。でもモードは全端末に表示されているので気づきやすいかな、というところです。


・着信履歴は残りません。何故なら電話機まで信号がいかず、主装置で信号を処理してしまうからです。
・モード別に4パターンの留守応答メッセージを作成できます。でも実質3パターンです。何故なら1パターンは通常使いをするからです。
例えば、昼モードは通常着信、夜モードは通常の留守、休日モードは土日祝の留守、休憩モードはお昼休みの留守、と言った使い分けをします。
因みにモードの名前は変えられません。
なので、夜モード:通常営業時間外の案内、休日モード:年末年始の案内、休憩モード:GWの案内 という具合にしているお客様をいらっしゃいます。
・相手に録音を残させる録音用、相手に録音を残させない応答専用モードがあります。上記で4パターンしか留守設定できないと書きましたが、うまくすればこの録音用と応答専用を使って8パターンの切り替えができなくもないです。

以上がVMUの留守番機能の話ですが、
このa)とb)は併用できます。
例えば、通常営業時間外の設定はa)、相手に録音させて、着信履歴もわかるようにします。
長期休暇中(年末年始やGW中)の設定はb)、休日モードとして、応答専用、着信履歴がわからなくても良いというようにすると1台の電話機の操作で2パターンの設定ができます。

2.録音電話機
これは電話機自体に留守番電話機能がついている電話機端末です。
録音機能もついています。(これはまた別の機会に書きます)
標準で備わっているので専門的な設定はいりません。ユーザーマニュアルで済みます。
しかも2パターンの留守タイプが切り替えられます。着信履歴も残りますし、他にも色々機能満載です。
ですので、留守機能のみをつけたい場合は、1でややこしいことをするより2を選択するべきなのですが、
NX系現行のN1スターの場合録音電話機はラインナップに無いです。(N1バスはNX2の端末なのであります(なんじゃそらと一斉にツッコミが入ります笑))、あるのはB1(Ver2)のみです。

つまり、N1はVMU使ってね、ホームテレホンに近いB1は録音電話機使ってねというNTTの意図がわかるわけです。
余談ですが、NXやNX2でしたら録音電話機とVMUを併用することができます。つまり、録音電話機の通常の留守設定と、回線キーをVMUの電話機起動の留守に設定、さらにはシステムモードの留守設定も使えてしまいます。

ちょっと長くなり過ぎました。
後編は留守機能のビジネスフォン収容 番外編(←A1) とビジネスフォンを使用しなくても使える留守機能をお知らせできればと思います。




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